Para enviar y recibir correo electrónico, se precisa de un programa de gestión conocido como, cliente de correo electrónico, en el que se redacta el contenido y se indican las direcciones del o de los destinatarios. Posteriormente, el mensaje de correo electrónico se envía a un servidor, que identifica el o los destinatarios y lo remite al propio servidor de correo de éstos, que es el encargado de almacenarlo hasta que el propio destinatario se conecte con él y lo descargue en su terminal, utilizando también un software cliente de correo electrónico. Una vez recibido, se debe abrir para leer su contenido o abrir los archivos adjuntos con los programas que sean capaces de manipularlos. Los protocolos utilizados para el envío y recepción de correo electrónico varían según los servidores, siendo los más comunes el SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) para el envío y el POP3 (Post Office Protocol 3) o el IMAP (Internet Message Access Protocol) para la recepción.
SMTP, es la sigla de Simple Mail Transfer Protocol o protocolo simple de transferencia de correo, hace referencia al protocolo más utilizado en Internet para el envío de mensajes de correo electrónico.
POP3, Post Office Protocol 3, son cuentas de e-mail donde se crean carpetas que luego se almacenan en el servidor o se bajan al PC. Con las cuentas POP se tiene control físico de sus archivos de correo y puede bajar ese correo a través de un cliente que utilice el administrador de correo Outlook o thunderbird
Elementos de un mensaje
El correo electrónico se basa en el envío y recepción de mensajes. Un mensaje de e-mail consta de un cuerpo de texto, un apartado de asunto y la dirección del o de los destinatarios y códigos de prioridad y urgencia. Adicionalmente, según los casos, se puede incluir archivos adjuntos que son elementos adicionales, creados por programas externos e insertados en el mensaje antes de su envío,
El cuerpo del mensaje se puede escribir directamente en el programa de software utilizado para su composición, el cliente de correo electrónico, y las direcciones de los destinatarios normalmente se encuentran en una base de datos de contactos, desde la cual se seleccionan, y que, según los programas cliente de correo electrónico, se denomina libreta de direcciones, libro de direcciones, o similares.
Para hacer más claridad sobre el Uso correcto del correo Electrónico, tengamos en cuenta entonces:
Los primeros mensajes de correo electrónico solo incluían texto ASCII. Luego se crearon las extensiones MIME al protocolo SMTP, para poder enviar mensajes con archivos adjuntos, utilizar otros juegos de caracteres, o p. ej. enviar un mensaje con formato HTML.
El proceso de envío es el siguiente (se indica entre paréntesis el protocolo utilizado en cada paso):
1.Cuando un usuario envía un correo, el mensaje se dirige hasta el servidor encargado del envío de correo electrónico de su proveedor de Internet (SMTP).
2.Este servidor lo reenvía al servidor de correo electrónico encargado de la recepción de mensajes del destinatario (SMTP).
3.El servidor de correo electrónico del destinatario procesa el mensaje y lo deposita en el buzón del destinatario. El mensaje ha llegado.
4.Este buzón es accesible mediante el servidor de lectura de correos (POP, ó IMAP). Así, cuando el destinatario, posteriormente, solicita sus mensajes, el servidor de correo de lectura se los envía. Ahora, el destinatario puede leerlos.
Todo este proceso (pasos del 1 al 3) se realiza en un período breve. Pocos minutos (o solamente segundos), bastan, en general, para que llegue el mensaje hasta su destino. Factores derivados del tráfico en las redes, filtros antispam y antivirus, y otros, pueden influir en este tiempo.
Nota: Esto no se aplica para cuentas de correo en yahoo, hotmail y otros, pues se procesan como flujo de información dentro de Internet. Esto se aplica cuando se utilizan las cuentas de correo proporcionado por los proveedores de Internet (IPs - en inglés).
[editar] Protocolos de correo electrónico
El protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) permite el envío (correo saliente) desde el cliente hacia Internet (el mensaje se transmite, inicialmente, entre servidores de correo).
El protocolo POP (Post Office Protocol) permite recibir mensajes de correo hacia el cliente (se almacenan en el ordenador del destinatario), desde el servidor (correo entrante).
El protocolo IMAP (Internet Message Access Protocol) permite recibir mensajes de correo hacia el cliente (se almacenan en el ordenador del destinatario), desde el servidor, al igual que el protocolo POP (correo entrante), pero IMAP permite que se pueda gestionar el correo de forma más flexible. Así, es posible sincronizar contenidos entre el cliente y el servidor, utilizar diferentes carpetas para clasificar el correo (sincronizadas entre cliente y servidor), realizar búsquedas en el lado del servidor, descargar solamente partes del mensaje, etc...
